3.2.1. Outbound

Mục đích: Bot Outbound là một đối tượng sẽ tự động trả lời khách hàng trên website thay cho nhân viên và dẫn dắt khách hàng theo những kịch bản đã được cài đặt sẵn

Các bước thực hiện:

Tại Menu => Chọn mục Bot (1) => Chọn Chatbot (2) => Chọn Outbound (3)

Cick vào Thêm bot

Chọn dấu (+) để thêm bot mới hoặc dùng bot có sẵn trong thư viện

Đặt tên cho Bot: Điền tên Bot để phân biệt các Bot

Các bước tạo Bot mới:

Bước 1: Xây dựng kịch bản

a. Cài đặt lời chào

- Lời chào chỉ nên dùng text và icon, giới hạn text trong khoảng 20 - 30 từ

- Không nên dùng ảnh vì sẽ tốn nhiều diện tích màn hình, khi bot xuất hiện sẽ gây khó chịu cho người xem

b. Tạo nút trả lời

- Tạo nút trả lời để Phân nhánh Bot giúp khách hàng lựa chọn mục đích => phân loại được khách hàng

- Cài đặt nút trả lời với số lượng text ngắn gọn (Số lượng: 3 - 5 từ cho 1 nút)

- Các nút trả lời nên có số lượng từ gần tương đương nút sẽ đều và đẹp hơn

- Số lượng nút trả lời trên trang chủ khoảng 2-4 nút để hỏi khách. Không nên để quá nhiều nút sẽ bị che khuất trang. Gây khó chịu cho người dùng

- Nên có lựa chọn để khách kết thúc Bot. Ví dụ: “Tôi chỉ tìm kiếm thông tin” hoặc “Cảm ơn, để sau” để trải nghiệm khách hàng được tốt nhất

c. Soạn kịch bản cho các nhánh

- Bạn nên phác thảo kịch bản trước để tìm ra những nhánh kịch bản nào có thể dùng đi dùng lại nhiều lần (Ví dụ: kịch bản hỏi thông tin khách hàng). Sau đó tận dụng việc 1 nhánh kịch bản có thể gắn cho nhiều nút trả lời để tiết kiệm thời gian

- Tận dụng các nút sao chép (sao chép nhánh, sao chép bot) trong tính năng để tránh việc phải soạn thảo lại.

- Lựa chọn các hành động phù hợp cho nhánh kịch bản như gắn tag hội thoại, tag khách hàng để phân loại, giao tới nhóm/nhân viên cho lead chất lượng và đóng hội thoại tự động đối với khách hàng ít quan tâm.

d. Lưu kịch bản

Sau khi soạn xong kịch bản và chọn kết thúc nhánh ở tất cả các nhánh, bạn

bấm Lưu để lưu lại kịch bản và chuyển sang bước tiếp theo

Bước 2: Cài đặt điều kiện kích hoạt Bot

- Điều chỉnh thời gian bot hoạt động

Ví dụ: Thời gian trên trang bằng 10s => Bot sẽ tự động thao tác khi khách hàng ở trên website 10s

- Trong phần điều kiện có phần cài đặt theo địa chỉ URL. Vì vậy có thể setup bot riêng cho từng mục trên website của bạn.

Ví dụ: Cài đặt Bot khi KH đang trên 1 trang cụ thể: đang trong trang sản phẩm, hoặc trong giỏ hàng...

- Có thể set theo điều kiện khác Ví dụ: KH lần đầu truy cập, KH quay lại Website, KH rời khỏi Website….

Ví dụ: Khách hàng đang trong giỏ hàng: Hỏi khách xem còn băn khoăn gì mà chưa tiếp tục thanh toán hoặc đặt hàng

- Cài đặt hiển thị Bot với nhóm khách hàng có sẵn đã tạo trong menu khách hàng hoặc chọn nhóm khách hàng mới

Bấm Lưu để chuyển sang bước tiếp theo

Bước 3: Cài đặt thời gian áp dụng

- Điều kiện (1) và (2): chọn khoảng thời gian áp dụng bot.

Ví dụ: bạn chọn quãng từ 01/11/2020 - 31/11/2020

- Điều kiện (3): cài đặt chi tiết việc áp dụng bot trong quãng thời gian đã chọn

Ví dụ: Bạn cài đặt chỉ bật bot vào các ngày từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần

- Điều kiện (4): cài đặt tần suất hiển thị bot với từng khách hàng

Hiển thị 1 lần duy nhất: là mỗi khách chỉ nhìn thấy 1 lần trigger duy nhất trong thời gian admin đã chọn dù truy cập Website rất nhiều lần
Hiển thị cho tới khi có bất kỳ tương tác nào: là bot sẽ được trigger nhiều lần cho tới khi khách có ít nhất một tương tác với bot:

Click vào nút đóng, Click vào nội dung tin nhắn Welcome, Click vào nút trả lời